Politique de Conservation des Données

Dernière mise à jour : 25 novembre 2024

Introduction

Qelvarix s'engage à gérer vos données personnelles de manière responsable et transparente. Cette politique décrit les durées pendant lesquelles nous conservons vos informations et les critères qui déterminent ces périodes de conservation.

Principes Généraux

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux obligations légales applicables et aux besoins légitimes de notre activité.

Durées de Conservation par Catégorie

Données de Compte Client

Informations de profil actif : conservées pendant toute la durée de votre relation contractuelle avec Qelvarix
Comptes inactifs : supprimés après 3 ans d'inactivité, sauf obligation légale contraire
Identifiants de connexion : conservés jusqu'à la suppression du compte

Données Transactionnelles

Historique des commandes : 10 ans à compter de la transaction
Factures et documents comptables : 10 ans conformément aux obligations fiscales
Données de paiement : jamais stockées directement par Qelvarix, gérées par nos prestataires de paiement certifiés

Communications et Correspondance

Échanges par courrier électronique : 5 ans à compter du dernier échange
Demandes d'assistance : 3 ans après la résolution du dossier
Réclamations : 5 ans à compter de la clôture

Données Marketing

Consentements marketing : jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans d'inactivité
Historique des préférences : conservé pendant la durée de la relation client
Données d'opposition : conservées indéfiniment pour respecter votre choix

Données Techniques et Journaux

Journaux de connexion : 12 mois
Données de navigation : 13 mois maximum
Cookies : selon les durées spécifiques définies dans notre politique de cookies
Journaux de sécurité : 12 mois pour la détection des incidents

Conservation en Archive

Certaines données peuvent être conservées en archive intermédiaire pour les besoins suivants :

Respect des obligations légales et réglementaires
Gestion des contentieux et réclamations
Exercice des droits de défense

Les données archivées sont isolées, leur accès est strictement contrôlé et limité aux personnes autorisées.

Critères de Détermination des Durées

Les durées de conservation sont déterminées en fonction de :

La nature et la sensibilité des données
Les finalités du traitement
Les obligations légales et réglementaires
Les délais de prescription applicables
Les besoins opérationnels légitimes
Les attentes raisonnables des utilisateurs

Suppression et Anonymisation

Modalités de Suppression

À l'expiration des durées de conservation, vos données sont :

Supprimées définitivement de nos systèmes actifs
Anonymisées de manière irréversible pour des analyses statistiques
Archivées conformément aux obligations légales

Processus de Suppression

La suppression intervient dans un délai raisonnable suivant l'expiration de la période de conservation, généralement sous 30 jours. Les suppressions incluent toutes les copies et sauvegardes, sauf lorsque la conservation reste légalement requise.

Demandes de Suppression Anticipée

Vous pouvez demander la suppression de vos données avant l'expiration des durées standard en exerçant votre droit à l'effacement. Nous donnerons suite à votre demande sauf si :

Une obligation légale impose la conservation
Les données sont nécessaires à l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice
Un intérêt légitime prépondérant justifie la conservation

Conservation après Résiliation

Après la résiliation de votre compte ou de nos services :

Les données de profil sont supprimées après 30 jours, sauf demande contraire
Les données contractuelles et transactionnelles sont conservées selon les durées légales
Les données nécessaires à la gestion des contentieux sont conservées jusqu'à résolution

Sauvegardes et Copies

Les données peuvent persister temporairement dans nos systèmes de sauvegarde. Les sauvegardes sont écrasées selon un cycle régulier n'excédant pas 90 jours. Les données supprimées des systèmes actifs seront également supprimées des sauvegardes lors du prochain cycle.

Obligations Légales Spécifiques

Certaines données sont conservées conformément aux obligations suivantes :

Documents comptables et fiscaux : 10 ans minimum
Contrats et documents juridiques : pendant toute la durée du contrat plus les délais de prescription applicables
Données relatives à des procédures judiciaires : jusqu'à épuisement des voies de recours

Transferts et Partages de Données

Lorsque vos données sont partagées avec des tiers (prestataires, partenaires), nous veillons à ce que ces tiers appliquent des durées de conservation cohérentes avec cette politique ou nous imposons contractuellement des durées appropriées.

Révision des Durées

Nous révisons régulièrement nos durées de conservation pour nous assurer qu'elles restent appropriées. Toute modification substantielle fera l'objet d'une mise à jour de cette politique avec notification aux utilisateurs concernés.

Vos Droits

Vous disposez des droits suivants concernant la conservation de vos données :

Droit d'accès : obtenir confirmation des données conservées et de leur durée de conservation
Droit à l'effacement : demander la suppression anticipée dans les conditions prévues
Droit à la limitation : restreindre le traitement pendant la vérification de vos contestations
Droit d'opposition : vous opposer au traitement pour des motifs légitimes

Tableau Récapitulatif des Durées

Catégorie de Données	Durée de Conservation	Fondement
Compte actif	Durée de la relation contractuelle	Exécution du contrat
Compte inactif	3 ans d'inactivité	Intérêt légitime
Factures	10 ans	Obligation légale
Correspondance	5 ans	Gestion de la relation client
Journaux techniques	12 mois	Sécurité des systèmes
Consentements marketing	3 ans d'inactivité ou retrait	Consentement
Réclamations	5 ans après clôture	Défense des droits

Contact

Pour toute question concernant la conservation de vos données ou pour exercer vos droits :

Qelvarix
53 Rue Nationale, 37000 Tours, France
Courriel : [email protected]
Téléphone : +33299351186

Modifications de cette Politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions de nos pratiques ou les modifications réglementaires. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de nos pratiques de conservation.